Resturlaub: Verfall und Hinweispflicht für Arbeitgeber
Resturlaub verfällt nur nach rechtzeitigem Hinweis des Arbeitgebers. Fristen, Krankheit, Elternzeit, Verjährung und ein Muster für das Hinweisschreiben.
Viele Arbeitgeber verlassen sich darauf, dass nicht genommener Urlaub am 31. Dezember oder spätestens am 31. März verfällt. Das stimmt seit 2019 nur noch unter einer Bedingung: Sie müssen Ihre Beschäftigten rechtzeitig, konkret und nachweisbar auf den drohenden Verfall hingewiesen haben. Ohne diesen Hinweis bleibt der Urlaub bestehen, teils über Jahre. Dieser Artikel erklärt die Regeln, die Sonderfälle und gibt Ihnen ein Muster für das Hinweisschreiben an die Hand.
Kurz gesagt: Urlaub verfällt am Jahresende oder, bei Übertragung, am 31. März nur, wenn Sie als Arbeitgeber vorher auf die offenen Tage und den Verfall hingewiesen und zum Urlaubnehmen aufgefordert haben. Ohne Hinweis verfällt nichts, und auch die Verjährung beginnt nicht.
Die Grundregel im Gesetz
Das Bundesurlaubsgesetz verlangt, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen wird (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Ins nächste Jahr übertragen wird er nur, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe das rechtfertigen. Dann muss er in den ersten drei Monaten genommen werden, also bis zum 31. März.
Bis 2018 haben Gerichte daraus gelesen: Was bis dahin nicht genommen ist, ist weg. Das gilt so nicht mehr.
Die Hinweispflicht des Arbeitgebers
Der Europäische Gerichtshof hat 2018 entschieden, dass Urlaub nicht automatisch verfallen darf, nur weil die Beschäftigten keinen Antrag gestellt haben (Urteil vom 06.11.2018, C-684/16). Das Bundesarbeitsgericht hat das 2019 umgesetzt (Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16). Seitdem gilt: Der Arbeitgeber muss dafür sorgen, dass die Beschäftigten ihren Urlaub tatsächlich nehmen können.
Konkret heißt das, Sie müssen
- jede Person einzeln informieren, wie viele Urlaubstage sie im laufenden Jahr noch hat,
- sie auffordern, den Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass er noch im Urlaubsjahr genommen werden kann,
- klar sagen, dass der Urlaub sonst am Ende des Jahres oder des Übertragungszeitraums verfällt.
Ein allgemeiner Satz im Arbeitsvertrag, ein Aushang am schwarzen Brett oder eine Rundmail ohne Zahlen reichen nicht. Im Streitfall müssen Sie beweisen, dass der Hinweis erfolgt ist. Schicken Sie ihn deshalb in Textform, etwa per E-Mail, und bewahren Sie einen Nachweis auf.
Der richtige Zeitpunkt
Der Hinweis muss so früh kommen, dass die offenen Tage noch genommen werden können. Bewährt haben sich zwei Termine:
| Zeitpunkt | Zweck |
|---|---|
| Anfang des Jahres | Urlaubsanspruch für das Jahr mitteilen und zur Planung auffordern |
| Spätestens Oktober | offene Resttage mitteilen und auf den Verfall zum 31. Dezember hinweisen |
| Januar, bei übertragenem Urlaub | auf den Verfall zum 31. März hinweisen |
Ein Hinweis Mitte Dezember auf zwölf offene Tage ist zu spät. Die Person könnte den Urlaub bis Jahresende gar nicht mehr nehmen.
Was ohne Hinweis passiert
Haben Sie nicht hingewiesen, verfällt der Urlaub weder am 31. Dezember noch am 31. März. Er wird ins Folgejahr mitgenommen und wächst mit dem neuen Anspruch zusammen.
Auch auf Verjährung können Sie sich dann nicht berufen. Die dreijährige Verjährungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres, in dem Sie ordnungsgemäß hingewiesen haben (EuGH, Urteil vom 22.09.2022, C-120/21; BAG, Urteil vom 20.12.2022, 9 AZR 266/20). Wer jahrelang nicht hinweist, sammelt also Urlaubsansprüche aus allen diesen Jahren an. Endet das Arbeitsverhältnis, sind sie in Geld abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Für diesen Abgeltungsanspruch gilt dann eine eigene Frist: Er verjährt drei Jahre nach dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet, unabhängig davon, ob Sie vorher hingewiesen haben (BAG, Urteil vom 31.01.2023, 9 AZR 456/20).
Sonderfall Krankheit
Wer wegen Krankheit seinen Urlaub nicht nehmen kann, verliert ihn nicht am 31. März. Für langzeiterkrankte Beschäftigte verfällt der gesetzliche Urlaub erst 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres, also der Urlaub aus 2026 am 31. März 2028.
Auch hier spielt der Hinweis eine Rolle. War die Person im Urlaubsjahr zunächst arbeitsfähig und hätte Urlaub nehmen können, verfällt dieser Teil nur, wenn Sie vorher hingewiesen haben (EuGH, Urteil vom 22.09.2022, C-518/20 und C-727/20; BAG, Urteil vom 20.12.2022, 9 AZR 245/19). War sie seit Beginn des Urlaubsjahres durchgehend bis zum Ablauf der 15 Monate krank, verfällt der Urlaub auch ohne Hinweis, weil ein Hinweis nichts geändert hätte.
| Situation | Verfall |
|---|---|
| gesund, Hinweis erfolgt | 31. Dezember, bei Übertragung 31. März |
| gesund, kein Hinweis | kein Verfall |
| ganzjährig krank | 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres |
| im Jahr erst gesund, dann krank, Hinweis erfolgt | 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres |
| im Jahr erst gesund, dann krank, kein Hinweis | für den Teil, den die Person hätte nehmen können, kein Verfall |
Sonderfälle Elternzeit und Mutterschutz
- Elternzeit: Urlaub, der vor Beginn der Elternzeit nicht genommen wurde, wird übertragen. Er ist nach der Elternzeit im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr zu gewähren (§ 17 Abs. 2 BEEG). Für jeden vollen Monat Elternzeit dürfen Sie den Jahresurlaub um ein Zwölftel kürzen, aber nur, wenn Sie das gegenüber der Person erklären und sie in der Elternzeit nicht in Teilzeit bei Ihnen arbeitet (§ 17 Abs. 1 BEEG).
- Mutterschutz: Zeiten eines Beschäftigungsverbots gelten als Beschäftigungszeiten, der Urlaub wird dafür nicht gekürzt. Was vorher nicht genommen werden konnte, kann nach dem Ende des Beschäftigungsverbots im laufenden oder im nächsten Urlaubsjahr genommen werden (§ 24 MuSchG).
Vertraglicher Mehrurlaub
Die Hinweispflicht und die Sonderregeln bei Krankheit gelten zwingend für den gesetzlichen Mindesturlaub, also 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche. Für zusätzliche Urlaubstage aus Arbeits- oder Tarifvertrag dürfen Sie eigene Verfallsregeln vereinbaren. Das muss im Vertrag aber klar und getrennt vom gesetzlichen Urlaub geregelt sein. Fehlt eine solche Regel, behandeln Gerichte den Mehrurlaub wie den gesetzlichen.
Muster: Hinweis auf den drohenden Verfall
Passen Sie das Muster an Ihren Betrieb an und schicken Sie es jeder Person einzeln, mit ihrer konkreten Zahl offener Tage.
Betreff: Ihr Resturlaub für 2026
Liebe Frau Muster,
nach unseren Unterlagen stehen Ihnen für das Kalenderjahr 2026 noch 8 Urlaubstage zu.
Bitte beantragen Sie diesen Urlaub so rechtzeitig, dass Sie ihn bis zum 31. Dezember 2026 nehmen können. Wir möchten, dass Sie sich erholen, und werden Ihre Anträge im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten genehmigen.
Bitte beachten Sie: Urlaub, den Sie bis zum 31. Dezember 2026 nicht beantragen und nehmen, verfällt mit Ablauf dieses Tages. Eine Übertragung in das Jahr 2027 ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen möglich. Übertragener Urlaub verfällt, wenn er nicht bis zum 31. März 2027 genommen wird.
Bei Fragen zu Ihrem Urlaubskonto sprechen Sie uns gern an.
Mit freundlichen Grüßen
Für übertragenen Urlaub schicken Sie im Januar ein zweites Schreiben mit der Zahl der übertragenen Tage und dem Stichtag 31. März.
Checkliste für Arbeitgeber
- Für jede Person den aktuellen Resturlaub ermitteln, getrennt nach gesetzlichem und vertraglichem Urlaub, wenn Ihr Vertrag das unterscheidet.
- Spätestens im Oktober jeder Person einzeln die offenen Tage mitteilen, zum Urlaubnehmen auffordern und auf den Verfall hinweisen.
- Den Hinweis in Textform verschicken und den Versand dokumentieren.
- Im Januar für übertragenen Urlaub erneut hinweisen, mit Stichtag 31. März.
- Bei langzeiterkrankten Beschäftigten die 15-Monats-Frist im Blick behalten.
- Alte Jahre prüfen: Gab es früher keine Hinweise, bestehen alte Ansprüche womöglich noch.
Damit Sie die Zahlen für Schritt 1 nicht von Hand zusammensuchen, führt die HR-Software zackig für jede Person ein Urlaubskonto mit Anspruch, genommenen Tagen, Resturlaub und dem Stichtag, an dem übertragener Urlaub verfällt. Wie sich der Anspruch bei Teilzeit berechnet, erklärt unser Artikel Urlaubsanspruch bei Teilzeit berechnen. Mehr dazu auf der Seite Urlaubsverwaltung mit zackig.
Häufige Fragen
Verfällt Resturlaub automatisch am 31. März?
Nein. Er verfällt nur, wenn der Arbeitgeber vorher rechtzeitig und konkret auf die offenen Tage und den Verfall hingewiesen hat. Ohne Hinweis bleibt der Urlaub bestehen.
Reicht ein Satz im Arbeitsvertrag als Hinweis?
Nein. Der Hinweis muss jedes Jahr erfolgen, die konkrete Zahl offener Tage nennen und so früh kommen, dass der Urlaub noch genommen werden kann.
Kann alter Urlaub aus früheren Jahren noch geltend gemacht werden?
Ja, wenn der Arbeitgeber in diesen Jahren nicht hingewiesen hat. Die Verjährung beginnt erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Hinweis erfolgt ist. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses verjährt der Anspruch auf Abgeltung dagegen drei Jahre nach Ablauf des Austrittsjahres.
Was gilt für Urlaub bei langer Krankheit?
Der gesetzliche Urlaub verfällt 15 Monate nach dem Ende des Urlaubsjahres. Für Zeiten im Urlaubsjahr, in denen die Person arbeitsfähig war, braucht es auch hier einen Hinweis.
Muss der Arbeitgeber den Urlaub einfach anordnen?
Nein. Er muss die Person in die Lage versetzen, den Urlaub zu nehmen, und sie dazu auffordern. Zwangsurlaub einseitig festzulegen verlangt das Gesetz nicht.
Quellen
- § 7 BUrlG: Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung
- § 17 BEEG: Urlaub bei Elternzeit
- § 24 MuSchG: Erholungsurlaub bei Beschäftigungsverbot
- EuGH, Urteil vom 06.11.2018, C-684/16
- EuGH, Urteil vom 22.09.2022, C-120/21
- EuGH, Urteil vom 22.09.2022, C-518/20 und C-727/20
- BAG, Urteil vom 19.02.2019, 9 AZR 423/16
- BAG, Urteile vom 20.12.2022, 9 AZR 266/20 und 9 AZR 245/19
- BAG, Urteil vom 31.01.2023, 9 AZR 456/20
Stand: 27. Oktober 2026. Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln enthalten.